Assistante ou Assistant de la Sous-Préfète de Chateaulin H/F - Prefecture de Departement Finistere

Vos activités principales:

Missions principales :

- Accueil physique et téléphonique des usagers et gestion du courrier entrant/sortant de la Sous-préfecture
- Gestion et organisation de réunions, de déplacements et de l'agenda de la Sous-préfète
- Rédaction de courriers et courriels pour la sous préfète (interventions - réponses aux divers sollicitations)
- Préparation des dossiers de la Sous-préfète en collaboration avec les services intéressés (collecte d'informations auprès des différents services et mise en forme)
- Suivi des budgets de représentation et de la résidence et gestion des achats et fournitures de la sous préfecture en lien avec le SGCD

Activités accessoires :

- Communication (press book, outils numérique, photos, soutien à l'élaboration des communiqués de presse, relations aux médias, presse locale)
- Accompagnement du jeune volontaire du service civique sur son poste à la Sous-préfecture (Mission d'accueil et PAN)
- Aide à la gestion des frais de déplacements des agents de la sous-préfecture- création des ordres de missions dans chorus DT (achats billets de train ou d'avion - réservation hôtel).
- Correspondance du service départemental d'action sociale : communication d'informations à caractère social au sein de la sous-préfecture
- Soutien administratif en tant que de besoin auprès des agents des deux pôles métiers

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

- Polyvalence, réactivité, adaptabilité, discrétion, disponibilité

Votre environnement professionnel :

- Activités du service
- Relations avec les collectivités locales, les entreprises et la société civile
- Coordination des politiques publiques prioritaires : aménagement, logement , entreprises et emploi
- Sécurité de l'arrondissement, appui local à la gestion de crise, pôle départemental des armes

- Composition et effectifs du service
La Sous-préfecture est composée de 11 agents répartis sur deux sites (9 à Chateaulin et 2 sur Carhaix), divisés en 3 pôles : secrétariat général, pôle de la réglementation et de la sécurité, pôle de l'animation territoriale

- Liaisons hiérarchiques
La sous-préfète, la secrétaire générale de la sous-préfecture

- Liaisons fonctionnelles
Cabinets et secrétariats d'autorités, bureau des budgets, de la logistique et du patrimoine du Secrétariat général commun départemental et différents autres services de la préfecture, Directions départementales interministérielles, élus de l'arrondissement, gendarmerie, autorités militaires, entreprises, usagers.

Experience: 2 An(s)

Compétences: Discrétion,Réactivité,Savoir communiquer,Savoir s'adapter,Avoir le sens des relations humaines,Savoir rédiger,Savoir s'organiser,Savoir travailler en équipe,Avoir des compétences informatiques

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.

• Gestion de crise
• Logiciels bureautiques
• Relations presse
• Traitement du courrier
• Réactivité
• Rédaction de courriers
• Capacité d’adaptation