Secrétaire à Temps Partiel -Agence d'Architecture - Quimper H/F - Maugard Henri
Secrétaire à Temps Partiel -Agence d'Architecture - Quimper H/F
Maugard Henri · Quimper - 29 · CDI
Les missions du poste
Notre agence d'architecture recherche un(e) secrétaire à temps partiel pour assurer le secrétariat courant et le suivi administratif des projets, en collaboration directe avec le gérant.
Vos missions :
- Gestion des appels téléphoniques et des courriels.
- Suivi administratif des affaires et préparation des propositions d'honoraires.
- Rédaction des contrats d'architecte et mise en forme de documents.
- Préparation des dossiers d'appels d'offres, listes d'entreprises et tableaux d'analyse des offres.
- Appels d'offres en ligne : préparation des dossiers de candidature, dépôt sur les plateformes dédiées et suivi des échéances.
- Suivi administratif des chantiers : situations des entreprises et certificats de paiement.
- Établissement des notes d'honoraires.
- Participation aux tâches comptables : TVA et déclarations MAF.
- Classement, archivage et gestion des fournitures.
Le profil recherché
Experience: 2 An(s)
Compétences: Logiciel de traitement de texte,Maîtrise du pack Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint),Méthode de classement et d'archivage,Normes rédactionnelles,Procédures administratives,Procédures d'appels d'offres,Rédaction de comptes rendus techniques,Suivi de dossiers techniques,Techniques de communication orales, écrites et numériques,Techniques de gestion administrative,Techniques de numérisation,Techniques de paiement et de facturation,Techniques de prise de notes,Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Relayer de l'information,Utiliser les outils numériques,Accueillir, orienter, renseigner un public,Archiver des dossiers et documents de référence,Assurer le suivi des commandes et la gestion des stocks,Coordonner les réponses aux appels d'offres,Effectuer le suivi des commandes, la facturation,Gérer la communication interne et externe,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants,Gérer les communications internes sur l'avancement des projets,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Organiser des réunions et rédiger les comptes rendus,Participer à l'élaboration de dossiers administratifs (permis de construire par exemple),Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.),Réaliser la gestion administrative du personnel,Répondre à un appel d'offres,Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients,Suivre la comptabilité d'une structure,Utiliser une messagerie sécurisée,Vérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Activités d'architecture
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Compétences: Logiciel de traitement de texte,Maîtrise du pack Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint),Méthode de classement et d'archivage,Normes rédactionnelles,Procédures administratives,Procédures d'appels d'offres,Rédaction de comptes rendus techniques,Suivi de dossiers techniques,Techniques de communication orales, écrites et numériques,Techniques de gestion administrative,Techniques de numérisation,Techniques de paiement et de facturation,Techniques de prise de notes,Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Relayer de l'information,Utiliser les outils numériques,Accueillir, orienter, renseigner un public,Archiver des dossiers et documents de référence,Assurer le suivi des commandes et la gestion des stocks,Coordonner les réponses aux appels d'offres,Effectuer le suivi des commandes, la facturation,Gérer la communication interne et externe,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants,Gérer les communications internes sur l'avancement des projets,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Organiser des réunions et rédiger les comptes rendus,Participer à l'élaboration de dossiers administratifs (permis de construire par exemple),Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.),Réaliser la gestion administrative du personnel,Répondre à un appel d'offres,Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients,Suivre la comptabilité d'une structure,Utiliser une messagerie sécurisée,Vérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Activités d'architecture
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Compétences requises
- Outlook
- Gestion de l'emploi du temps
- Traitement de texte
- Logiciels bureautiques
- Rédaction d'appel d'offres
- Autonomie
- Excel
- Compte-rendu
- Pack Office
- Word
- PowerPoint
- Facturation
- Prise de note
