Assistant Administratif H/F - Departement du Finistere

La Direction des personnes âgées et personnes handicapées recrute un assistant administratif (H/F).

La direction des personnes âgées et personnes handicapées pilote et met en oeuvre les politiques départementales en déclinaison des Plans Handicap et Bien Vieillir impulsés par les élus départementaux. Les 66 agents de la direction travaillent au sein de 3 services (prestations, ressources, autonomie) en vue de répondre aux besoins des personnes vulnérables et servir l'intérêt de tous. L'assistant administratif polyvalent exercera au sein d'un secrétariat mutualisé de 2 agents (1 assistant de direction, 1 assistant administratif) directement rattaché à la directrice. Au sein d'une équipe dynamique, impliquée et humaine, l'assistant administratif participe au bon fonctionnement et à la réussite des projets portés par la Direction.

Missions :
- Assister la Directrice
- Gérer les courriers et courriels
- Gérer les appels téléphoniques
- Participer à la fiabilité des données
- Assurer la logistique de la Direction
- En alternance avec l'assistante de direction, assurer la permanence du bâtiment des Solidarités (1 fois par trimestre) en lien avec la DEIL et la DEF
- Participer à l'animation de la Direction en lien avec la référente ressources

Compétences :
- Connaitre les procédures administratives, instances de décision, dispositifs liés à la thématique de la direction et de la collectivité
- Connaitre les principes rédactionnels des courriers, notes et compte rendus
- Connaitre et utiliser les techniques et outils de communication
- Connaitre et utiliser les techniques et outils de communication
- Connaitre les techniques de classement et d'archivage

Savoir être :
- Etre capable de prendre des initiatives dans son domaine de compétences
- Sens de l'organisation et capacité à avoir une vision globale du fonctionnement des services départementaux
- Etre capable de respecter les règles de l'organisation et d'exécuter la tâche dans le délais impartis ou définis par le supérieur hiérarchique
- Savoir établir des priorités en fonction des instructions données par son responsable et être réactif
- Savoir alerter et interpeller
- Qualité relationnelle

Exigences du poste : Planning de congés concerté avec l'assistante de direction

Environnement lié au poste de travail : Bureau partagé avec l'assistante de direction

Poste à pourvoir à partir dès que possible pour 2 mois

Experience: Débutant accepté

Compétences: Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données

Permis: B - Véhicule léger exigé

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles:
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.

• Gestion de l'emploi du temps
• Sens du relationnel
• Autonomie
• Compte-rendu
• Pro-activité
• Traitement du courrier
• Réactivité
• Sens de l’organisation
• Empathie