Secrétaire de Direction - Direction Aff Gén Patientèle Relations Usagers Dir Soins et Direction Quali H/F - Service Public

1 poste de secrétaire de direction à 100 % ainsi réparti :

* Direction Affaires Générales & de la Patientèle (DAGP)- Service des Relations Usagers (SRU) à 50 %

* Direction des Soins Infirmiers, de Rééducation et Médico Technique (DSIRMT) - Direction Amélioration Continue de la Qualité (DACQ) à 50 %

ACIVITES PRINCIPALES

SECRETARIAT SRU et DACQ

. Gestion des courriers et documents divers: réception, tri et frappe des courriers

. Relecture, mise en forme, diffusion, classement et suivi des courriers, archivage

. Gestion d'agenda et de l'accueil téléphonique

. Organisation des diverses réunions: réservation de salle(s), convocation des participants, listes d'émargement, travaux de reprographie, prises de notes, rédaction et diffusion des comptes-rendus...

. Veille documentaire et réglementaire - Recherches d'informations

. Gestion des commandes de fournitures, bons de travaux...

. Suppléance du secrétariat DSI DACQ

Missions spécifiques SRU

. Gestion des demandes de communication de dossiers médicaux

. Gestion des demandes de réquisitions et demandes diverses des forces de l'ordre

. Gestion des plaintes, réclamations et signalements

. Participation à l'élaboration de divers rapports (apport annuel isolement et contention, rapport annuel Commission des Usagers, ...)

Missions spécifiques DACQ

. Gestion documentaire: administration et gestion du logiciel documentaire Bluekango - animation de formation Bluekango

. Gestion des questionnaires - enquêtes et diverses analyses: administrateur du logiciel Sphinx - Création de questionnaires, extraction des résultats, analyse et production de rapports

. Participation à la gestion des risques: gestion des FSEI, organisation des retours d'expériences ...

. Participation à la préparation et l'organisation de la certification HAS

ACIVITES PONCTUELLES

. Participation ponctuelle aux instances et réunions en lien avec SRU (CDU, comité éthique, COPIL Droits des Patients et Parcours Patients) : préparation et prise de note

. Participation ponctuelle aux instances et réunions en lien avec la DACQ (Copil qualité ,..)

SAVOIR FAIRE ET COMPETENCES REQUIS DANS LA FONCTION

.S'adapter rapidement aux changements de situations

. Gérer et organiser son temps de travail en fonction des priorités

. Faire preuve d'initiatives

. Communiquer auprès des différents publics

. Gestion de l'information, méthodes de classement, d'archivage recherche documentaire,

. Rendre compte régulièrement à son responsable hiérarchique

. Maîtrise des outils bureautiques

. Messagerie Outlook, Internet, IA

QUALITES REQUISES

. Méthode et organisation

. Rigueur et goût du travail bien fait

. Sens du contact

. Disponibilité

. Discrétion

Candidature : lettre, CV et 3 derniers entretiens d'évaluation pour mutation /détachement

Poste à pourvoir dès que possible

Grade : adjoint administratif - catégorie C

Fiche de poste sur demande

• Outlook
• Gestion de l'emploi du temps
• Gestion des fonds documentaires
• Sens du relationnel
• Gestion des commandes
• Gestion du risque
• Logiciels bureautiques
• Intelligence artificielle
• Veille documentaire
• Le Sphinx
• Compte-rendu
• Pro-activité
• Traitement du courrier
• Permanence téléphonique
• Prise de note