Assistant·e Administratif·ve H/F - Hip Hop New School

L'association Hip Hop New School oeuvre à la promotion et au développement de la culture Hip Hop sous toutes ses formes sur l'ensemble du territoire finistérien. Structurée autour de 4 pôle d'activités (Événementiel, Enseignement, Accompagnement, Médiation), l'association gère notamment une école départementale de danse (15 communes, 500 élèves) et produit un événement d'envergure, le Cultures Hip Hop Festival.DESCRIPTION DU POSTEPlacé.e sous la responsabilité de la responsable administrative et financière et en lien étroit avec l'équipe permanente, l'Assistant.e Administratif.ve assure la gestion administrative quotidienne de la structure, le suivi des inscriptions de l'école de danse, le secrétariat comptable ainsi qu'un soutien logistique aux événements.1. Gestion administrative des adhérents et des inscriptionsAccueil & Information : Assurer l'accueil téléphonique et physique, traiter les demandes courantes des adhérents/familles et orienter les demandes spécifiques.Inscriptions & Suivi : Accompagner les familles dans les démarches d'inscription, vérifier la complétude des dossiers et effectuer les relances.Conversion & Relances : Effectuer un suivi rapproché des personnes réalisant des cours d'essai pour faciliter leur inscription définitive ; veiller au règlement des cotisations.Base de données : Mettre à jour les données sur le logiciel de gestion, saisir les adhérents partenaires et garantir la fiabilité des effectifs et des taux de remplissage des cours.2. Suivi administratif de l'activité de l'école de danseMettre à jour les tableaux de bord (effectifs, planning, agenda de l'école).Assurer le classement et l'archivage rigoureux des documents administratifs.Participer à la préparation et à la logistique des forums de rentrée.Apporter un soutien administratif aux activités de l'école et aux projets d'autofinancement portés par les jeunes.3. Secrétariat comptableCentraliser les factures fournisseurs, identifier et ventiler les dépenses selon les projets/actions.Préparer les mises en paiement et assurer le suivi des règlements.Émettre les factures clients et assurer leur suivi.Classer et archiver les pièces comptables.Soutien à la saisie comptable4. Appui logistique et événementielApporter un soutien logistique et administratif aux événements phares (Festival, Battles, Block Party).Participer à la préparation du merchandising et à l'organisation matérielle ponctuelle lors des manifestations.Suivi archivage des outils de communicationsPROFIL RECHERCHÉFormation / Expérience : Formation Bac +2/3 en gestion administrative, secrétariat ou comptabilité (ou expérience probante sur un poste similaire, idéalement dans le secteur associatif ou culturel).Savoir-faire :Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office : Excel, Word) et des outils collaboratifs (Google Drive, Agenda).Excellentes capacités rédactionnelles, orthographe et typographie irréprochables.Notions de base en secrétariat comptable et gestion budgétaire.Savoir-être :Excellent sens du contact, de l'écoute et du service (relation adhérents/familles).Rigueur, organisation et méthode.Autonomie, réactivité et esprit d'équipe.Appétence pour le milieu culturel et le monde associatif.Permis B indispensable.CONDITIONS DU POSTEType de contrat : CDD Temps plein (28h / semaine)Période : Du 17 août 2026 au 16 février 2026 Rémunération : Convention collective de l'animation ECLAT - Groupe B 255 Lieu de travail : 8b rue des Douves, 29000 QUIMPER (Des déplacements ponctuels ou une présence en soirée/week-end peuvent être à prévoir selon l'actualité de la structure).POUR POSTULERMerci d'adresser votre CV et lettre de motivation à l'attention de Sandy Costiou Présidente ****@****.** .

Experience: Débutant acceptéCompétences: Bureautique et outils collaboratifs,Gestion des emails,Gestion des réservations de salles de réunion,Gestion des urgences et des imprévus,Planification des tâches et gestion des priorités,Principes de base en comptabilité,Rédaction d'écrits professionnels,Techniques de gestion administrative,Techniques de numérisation,Techniques de prise de notes,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Accueillir, orienter, renseigner un public,Analyser les besoins en fournitures de bureau et gérer les approvisionnements,Archiver des dossiers et documents de référence,Assurer la confidentialité des données,Assurer la liaison avec les fournisseurs pour les commandes de bureau,Gérer les réservations de salles et de matériel,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Organiser des déplacements professionnels,Organiser des réunions et rédiger les comptes rendus,Organiser l'accueil des visiteurs,Participer à l'organisation d'événements internes,Préparer et suivre les dossiers de facturation,Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.),Renseigner, mettre à jour une documentation technique,Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients,Répondre aux demandes d'information internes et externes,Utiliser les outils numériquesPermis: B - Véhicule léger exigéQualification: Employé qualifiéSecteur d'activité: Enseignement culturelListe des qualités professionnelles:Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.

• Merchandising
• Gestion de l'emploi du temps
• SGBD
• Orthographe
• Sens du relationnel
• Saisie comptable
• Logiciels bureautiques
• Autonomie
• Excel
• Compte-rendu
• Gestion des réservations
• Rigueur et méthode
• Pack Office
• Création d'une base documentaire
• Word
• Facturation
• Traitement du courrier
• Permanence téléphonique
• Réactivité
• Prise de note