Assistant de Direction - Commune de Plobannalec Lesconil H/F - Communes

Vous avez en charge le secrétariat général de la Direction, et vous participez à l'accueil de la population

Missions principales :

Secrétariat général de la Direction générale des services (DGS)
- Orienter les courriels, et gérer le courrier arrivée-départ
- Assurer le secrétariat courant de la DGS
- Gérer l'agenda de la DGS et du Maire
- Organiser les rendez-vous, déplacements et réunions : dates, réservation de salles, invitations, matériel, réalisation de supports le cas échéant
- Anticiper les échéances et assurer les rappels règlementaires
- Assurer la mise à jour et faire évoluer les outils collaboratifs internes : annuaires, listing des partenaires et associations...
- Coordonner l'organisation des Voeux du Maire
- Suivre les dossiers liés à l'habitat : suivre les demandeurs de logements

Secrétariat des instances communales (Conseil municipal, Bureau municipal, CCAS) :
- Veiller au respect des délais : délais de préparation, délais réglementaires pour la convocation, la publication et l'affichage
- Préparer les dossiers de séance : collecte des projets de délibérations, relecture, mise en forme du rapport préparatoire, des délibérations et du procès-verbal, mise en forme des documents de présentation
- Suivre les actes administratifs et leur transmission aux services compétents
- Tenir à jour les registres des délibérations et décisions.
- Participer aux conseils municipaux

Assurer l'organisation des élections
en lien direct la responsable du Pôle Moyens Généraux en charge du pilotage des élections
- Réaliser la gestion des listes électorales en lien avec le REU
- Gérer les commissions de contrôle
- Réaliser la préparation matérielle des scrutins, organiser les jours de vote, et assurer la continuité en lien avec les autres agents d'accueil

Missions secondaires :

Participer à l'accueil général de la population qui intègre une agence postale communale

Formation ou expérience dans les métiers administratifs ou des collectivités locales
expérience dans un métier similaire appréciée
Savoirs être :
Faire preuve de curiosité,
avoir le sens du service public, de l'accueil,
disposer de bonnes qualités relationnelles,
sens de l'organisation et du travail en équipe,
autonomie,
polyvalence et esprit d'initiative,
dynamique et disponible,
discrétion et neutralité,
rigueur
Savoirs :
Connaitre l'environnement institutionnel, l'organisation et les processus décisionnels des collectivités territoriales
Connaitre les missions des administrations et partenaires publics
Avoir des notions en état civil et urbanisme
Maitriser les techniques d'accueil
Maitriser l'outil informatique et connaitre les supports numériques de communication

• Sens du relationnel
• Travail en équipe
• Autonomie
• Pro-activité
• Traitement du courrier
• Sens de l’organisation
• Capacité d’adaptation