Assistant de Direction - Commune de Guilvinec H/F - 29

Au sein du secrétariat général, sous la responsabilité du directeur général des services, vous serez en charge de la gestion des contacts internes et externes de plusieurs élus. A ce titre, vous assistez les élus et assurez leur secrétariat.
Vous avez en charge le suivi des dossiers transversaux en coordination avec les directions/services concernés par les thématiques portées par les élus, du courrier et des interventions des élus.

Organiser et coordonner l'activité du maire et des élus :
? Tenir les agendas des élus
? Organiser les rendez-vous, réunions avec des partenaires multiples et manifestations des élus (convocations réservations de salles, intendance), préparer les dossiers en sollicitant les directions concernées et rédiger les comptes rendus
? Classement et archivage des documents
? Effectuer les activités et travaux de secrétariat : saisie, mise en forme de documents, préparer les réponses aux courriers simples.
Rédaction des discours, documents de présentation et courriers en collaboration avec le directeur général des services.

- Secrétariat Général :
? Référent des conseils municipaux (saisie de compte-rendu - logistiques des séances - transmissions des décisions - Mise à jour du registre - classement et archivage)
? Participation au montage de dossiers en lien avec le directeur général des services
? Coordination informatique (gestion - paramétrages et assistance informatique en relation avec le prestataire)
? Gestion des dossiers d'assurance (suivis et litiges)

- Communication :
? Référent ressources informations
? Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriels
? Aide à l'élaboration du bulletin municipal (aide à la rédaction - recherches information - contact impression et distribution)
? Assurer la mise à jour du site internet/facebook- vérification Webcam
? Elaboration de supports
? Gestion des alertes (communication à la population)
? Organisation des visites officielles- manifestations- réceptions et fêtes commémoratives

- Elections et recensement :
Organisation et gestion des élections (Accueil et saisie des électeurs - constitution des bureaux de vote - mailing élus et assesseurs - traitement des procurations ou carte de retour - façonnage des listes)
Aide au recensement (Communication - définition des zones par recenseur - aide au recrutement, à la saisie - recherche cadastrale et transmission INSEE)