Assistant d'Élus - Conseil Departemental du Finistere H/F - 29

Intégrer le Département du Finistère, c'est rejoindre une collectivité territoriale attractive qui ½uvre quotidiennement pour offrir aux Finistériens des services publics de proximité et innovants.
Avec 4 000 agents exerçant plus de 100 métiers, le Département intervient sur l'action sociale (personnes âgées, personnes en situation de handicap, protection de l'enfance...), l'économie et l'attractivité de la pointe Finistère (routes, couverture numérique, appui aux communes et soutien aux secteurs clés de l'économie locale) et le cadre de vie (environnement, collèges, logement, culture et sport).

Au sein du Secrétariat général, sous la responsabilité du secrétaire général adjoint, vous serez en charge de la gestion des contacts internes et externes de plusieurs élus. A ce titre, vous assistez les élus et assurez leur secrétariat.
Vous avez en charge le suivi des dossiers transversaux en coordination avec les directions/services concernés par les thématiques portées par les élus, du courrier et des interventions des élus.

- Organiser et coordonner l'activité des élus
o Effectuer l'accueil téléphonique et physique des visiteurs internes et externes des élus
o Tenir les agendas des élus
o Organiser les rendez-vous, réunions avec des partenaires multiples et manifestations des élus (convocations réservations de salles, intendance), préparer les dossiers en sollicitant les directions concernées et rédiger les comptes rendus
o Suivre et diffuser le courrier des élus (tri, hiérarchisation selon leur importance, enregistrement, distribution, suivi des délais de réponse recueil des visas et des signatures, expédition, classement et archivage des documents)
o Effectuer les activités et travaux de secrétariat : saisie, mise en forme de documents, préparer les réponses aux courriers simples.
o ...etc.
- Contribuer à l'organisation du service
o Contribuer à la conception et l'évolution des procédures communes à l'ensemble de l'équipe du service.
o Assurer le remplacement des autres assistantes en leur absence en prenant en charge le secrétariat de plusieurs élus.